Lễ khánh thành không chỉ là một nghi thức đánh dấu sự ra đời của một công trình, dự án, hay trụ sở mới mà còn là cơ hội vàng để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, củng cố uy tín và tạo dựng mối quan hệ với đối tác, khách hàng và giới truyền thông. Để sự kiện quan trọng này diễn ra thành công, chuyên nghiệp và không gặp phải những sai sót đáng tiếc, công tác chuẩn bị cần được thực hiện một cách tỉ mỉ và toàn diện.
Dưới đây là 9 lưu ý then chốt mà bất kỳ nhà tổ chức nào cũng cần nắm vững để đảm bảo một buổi lễ khánh thành diễn ra suôn sẻ và để lại ấn tượng tốt đẹp.
1. Xây Dựng Kịch Bản Chi Tiết và Phân Công Trách Nhiệm Rõ Ràng
Nền tảng của một sự kiện thành công chính là một kịch bản chi tiết (run-of-show). Đây không chỉ là một danh sách các đầu việc mà là một bản đồ thời gian chi tiết, điều phối mọi hoạt động trong sự kiện.
- Lập Kịch Bản Theo Mốc Thời Gian: Chia toàn bộ chương trình thành các giai đoạn cụ thể với khung giờ chính xác:
- Đón khách (30-45 phút): Lễ tân đón tiếp, check-in, hướng dẫn khách vào vị trí, tiệc trà nhẹ (teabreak).
- Khai mạc (10-15 phút): Tiết mục văn nghệ mở màn, MC giới thiệu chương trình, đại biểu.
- Nghi thức chính (30-40 phút): Lãnh đạo phát biểu, trình chiếu video giới thiệu, nghi thức cắt băng khánh thành.
- Tham quan (20-30 phút): Hướng dẫn khách mời tham quan cơ sở mới.
- Giao lưu và tiệc (60-90 phút): Tiệc mặn hoặc tiệc buffet, giao lưu tự do.
- Phân Công Nhân Sự: Mỗi hạng mục trong kịch bản phải được giao cho một cá nhân hoặc một nhóm cụ thể chịu trách nhiệm, từ người phụ trách âm thanh, lễ tân, đến người điều phối sân khấu.
- Xây Dựng Phương Án Dự Phòng (Plan B): Rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Một kịch bản chuyên nghiệp phải bao gồm các phương án xử lý những tình huống bất ngờ như: khách VIP đến muộn, sự cố kỹ thuật (mất điện, hỏng micro), thời tiết xấu (mưa, nắng gắt), hoặc các vấn đề phát sinh khác.
2. Xác Nhận Khách Mời và Quản Lý Danh Sách Khoa Học
Khách mời là linh hồn của sự kiện. Việc quản lý và đón tiếp khách mời chu đáo thể hiện sự trân trọng và đẳng cấp của đơn vị tổ chức.
- Gửi Lời Mời và Nhắc Lịch: Thư mời nên được gửi đi trước sự kiện ít nhất 2-3 tuần để khách mời có thời gian sắp xếp. Trước sự kiện 3-5 ngày, hãy gửi một email hoặc tin nhắn ngắn để nhắc lại lịch một cách lịch sự.
- Phân Loại Khách Mời: Chia khách mời thành các nhóm khác nhau để có phương án đón tiếp phù hợp:
- Khách VIP, Lãnh đạo: Cần có người phụ trách riêng, đưa đón tận tình và sắp xếp vị trí ngồi trang trọng.
- Báo chí, Truyền thông: Bố trí khu vực tác nghiệp riêng, cung cấp tài liệu (thông cáo báo chí, hình ảnh) và có người hỗ trợ trả lời phỏng vấn.
- Đối tác, Khách hàng: Đón tiếp niềm nở, thể hiện sự trân trọng mối quan hệ hợp tác.
- Chuẩn Bị Thẻ Tên (Badge): Thẻ tên giúp dễ dàng nhận diện, quản lý và tạo điều kiện cho việc giao lưu. Thiết kế thẻ tên nên nhất quán với bộ nhận diện thương hiệu của sự kiện.
3. Kiểm Tra Kỹ Lưỡng Hạ Tầng Âm Thanh, Ánh Sáng, Sân Khấu
Hệ thống kỹ thuật là yếu tố quyết định đến trải nghiệm của người tham dự. Mọi sai sót, dù là nhỏ nhất, cũng có thể phá hỏng không khí trang trọng của buổi lễ.
- Âm Thanh: Chạy thử toàn bộ hệ thống âm thanh, micro (cả có dây và không dây), loa, đảm bảo âm thanh trong, rõ và không bị hú, rè. Luôn chuẩn bị micro và hệ thống âm thanh dự phòng.
- Ánh Sáng: Kiểm tra hệ thống ánh sáng sân khấu, đèn chiếu. Đảm bảo khu vực cắt băng, backdrop chính, và các banner được chiếu sáng đầy đủ, nổi bật để phục vụ cho việc ghi hình và chụp ảnh.
- Sân Khấu và Trang Trí: Sân khấu phải được lắp đặt chắc chắn, an toàn. Kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục trang trí như backdrop, thảm đỏ, bục phát biểu, hoa tươi… đảm bảo mọi thứ được sắp xếp đúng theo thiết kế đã duyệt.
4. Chuẩn Bị Hoàn Hảo Cho Nghi Thức Chính Thức
Nghi thức cắt băng khánh thành là khoảnh khắc trọng tâm và mang tính biểu tượng nhất của sự kiện. Mọi chi tiết cần được chuẩn bị một cách hoàn hảo.
- Dụng Cụ Cắt Băng: Chuẩn bị bộ dụng cụ cắt băng bao gồm dải băng lụa đỏ, kéo mạ vàng sắc bén, khay phủ vải nhung và hoa cài tay cho đại biểu. Luôn có sẵn kéo dự phòng.
- Điều Phối Nghi Thức: MC và đội ngũ lễ tân phải được phổ biến kịch bản chi tiết, nắm rõ danh sách và thứ tự các khách VIP sẽ lên cắt băng. Hướng dẫn đại biểu lên sân khấu một cách trang trọng và đúng vị trí.
- Chăm Sóc Đại Biểu: Chuẩn bị sẵn nước uống, khăn giấy trên bàn đại biểu và tại bục phát biểu để thể hiện sự quan tâm chu đáo.
5. Kiểm Soát Chặt Chẽ Nội Dung Phát Biểu và Tài Liệu Sự Kiện
Thông điệp truyền tải trong sự kiện phải được chuẩn bị kỹ lưỡng và nhất quán, thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
- Nội Dung Phát Biểu: Các bài phát biểu của lãnh đạo cần được soạn thảo trước, chắt lọc nội dung và thông điệp cốt lõi. Có thể chuẩn bị slide trình chiếu hoặc máy nhắc chữ (teleprompter) để hỗ trợ người nói.
- Nhất Quán Thương Hiệu: Đảm bảo logo, màu sắc, và font chữ được sử dụng đồng bộ trên tất cả các ấn phẩm của sự kiện, từ thư mời, backdrop, standee, brochure cho đến quà tặng.
- Tài Liệu Cho Báo Chí: Chuẩn bị sẵn một bộ tài liệu truyền thông (media kit) bao gồm thông cáo báo chí, thông tin về dự án/công ty, và một danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ) để chủ động cung cấp thông tin cho phóng viên.
6. Đảm Bảo Công Tác An Ninh, Y Tế và Phòng Chống Cháy Nổ
An toàn là ưu tiên hàng đầu trong mọi sự kiện, đặc biệt là những sự kiện có đông người tham dự.
- An Ninh: Phối hợp chặt chẽ với đội ngũ bảo vệ để phân luồng giao thông, hướng dẫn đậu xe, và giữ gìn an ninh trật tự trong suốt sự kiện. Bố trí lối đi riêng cho khách VIP nếu cần.
- Y Tế: Bố trí một đội ngũ y tế hoặc một khu vực sơ cứu tại chỗ, trang bị các vật tư y tế cơ bản để sẵn sàng xử lý các tình huống sức khỏe phát sinh.
- Phòng Chống Cháy Nổ (PCCC): Kiểm tra hệ thống PCCC, đảm bảo các lối thoát hiểm luôn thông thoáng và có biển chỉ dẫn rõ ràng. Phổ biến phương án PCCC cho toàn bộ đội ngũ nhân sự sự kiện.
7. Xây Dựng Phương Án Ứng Phó Với Thời Tiết
Đối với các sự kiện tổ chức ngoài trời hoặc bán ngoài trời, thời tiết là một yếu tố rủi ro lớn. Việc có kế hoạch ứng phó sẽ giúp bạn không bị động.
- Chuẩn Bị Trang Thiết Bị: Dựa vào dự báo thời tiết, chuẩn bị sẵn các phương án như nhà bạt, dù che cỡ lớn, quạt công nghiệp nếu trời nắng nóng, hoặc máy sưởi nếu trời lạnh.
- Thông Báo Cho Khách Mời: Nếu dự báo có thời tiết xấu, hãy chủ động thông báo cho khách mời về các phương án đã chuẩn bị (ví dụ: “Sự kiện vẫn sẽ diễn ra trong khu vực nhà bạt có mái che”) để họ yên tâm tham dự.
8. Điều Phối Hiệu Quả Hoạt Động Truyền Thông và Ghi Hình
Để tối đa hóa hiệu quả truyền thông, cần có kế hoạch ghi lại và lan tỏa những khoảnh khắc đẹp của sự kiện.
- Làm Việc Với Báo Chí: Mời các đơn vị báo chí phù hợp, bố trí góc máy và khu vực phỏng vấn riêng với backdrop tiêu chuẩn.
- Ghi Hình Sự Kiện: Thuê đội ngũ nhiếp ảnh gia, quay phim chuyên nghiệp. Lên danh sách các khoảnh khắc cần ghi lại (shot list), từ toàn cảnh sự kiện, cận cảnh các nghi thức quan trọng, đến những khoảnh khắc tương tác tự nhiên của khách mời.
- Truyền Thông Real-time: Phân công nhân sự phụ trách cập nhật hình ảnh, video nổi bật của sự kiện lên các kênh truyền thông của công ty (website, Facebook, LinkedIn) ngay trong và sau khi sự kiện diễn ra.
9. Đánh Giá và Rút Kinh Nghiệm Sau Sự Kiện
Công việc không kết thúc khi sự kiện khép lại. Giai đoạn hậu sự kiện là thời điểm quan trọng để đánh giá hiệu quả và rút ra những bài học kinh nghiệm.
- Thu Thập Phản Hồi: Ghi nhận lại các sự cố đã xảy ra, lắng nghe phản hồi từ khách mời và theo dõi các tin bài của báo chí.
- Họp Tổng Kết: Tổ chức một buổi họp tổng kết nội bộ để cùng nhìn nhận những điểm đã làm tốt và những khía cạnh cần cải thiện cho các sự kiện trong tương lai.
- Lưu Trữ Dữ Liệu: Hệ thống và lưu trữ toàn bộ tài liệu, hình ảnh, video của sự kiện. Đây sẽ là nguồn tư liệu quý giá cho các hoạt động marketing và truyền thông sau này.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt 9 lưu ý trên sẽ là chìa khóa giúp doanh nghiệp của bạn tổ chức một buổi lễ khánh thành không chỉ thành công về mặt hình thức mà còn đạt được các mục tiêu về truyền thông và kinh doanh, để lại dấu ấn chuyên nghiệp và đẳng cấp trong lòng người tham dự.
