Cẩm Nang Đăng Ký Kinh Doanh Cho Người Mới Bắt Đầu

Việc đăng ký kinh doanh tại Việt Nam đã trải qua nhiều thay đổi quan trọng, đặc biệt từ ngày 1/7/2025 với việc áp dụng Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Những thay đổi này bao gồm việc chuyển thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh xuống cấp xã, giảm 50% lệ phí đăng ký doanh nghiệp, và đơn giản hóa đáng kể các thủ tục hành chính.

Tổng quan về đăng ký kinh doanh năm 2025

Hiện tại, người khởi nghiệp có thể lựa chọn giữa hai hình thức chính: đăng ký hộ kinh doanh cá thể (phù hợp với quy mô nhỏ) hoặc thành lập công ty/doanh nghiệp (dành cho quy mô lớn hơn).

Lựa chọn loại hình kinh doanh phù hợp

So sánh các loại hình doanh nghiệp

Tiêu chí lựa chọn loại hình

Dựa trên quy mô kinh doanh:

• Quy mô nhỏ: Hộ kinh doanh cá thể

• Quy mô vừa: Công ty TNHH

• Quy mô lớn: Công ty Cổ phần

Dựa trên mức độ rủi ro:

• Rủi ro cao: Chọn công ty để hạn chế trách nhiệm tài sản cá nhân

• Rủi ro thấp: Có thể chọn hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp tư nhân

Dựa trên kế hoạch huy động vốn

• Cần huy động vốn lớn: Công ty Cổ phần

• Vốn tự có hoặc vay nhỏ: Các loại hình khác

Hướng dẫn đăng ký hộ kinh doanh cá thể

Những thay đổi quan trọng từ 1/7/2025

Theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP, việc đăng ký hộ kinh doanh có những thay đổi đáng kể:

• Chuyển cấp đăng ký: Từ cấp huyện xuống cấp xã

• Đơn giản hóa hồ sơ: Chỉ còn 2 loại giấy tờ cần thiết

• Áp dụng 23 biểu mẫu mới theo Thông tư 43/2025/TT-BTC

Điều kiện đăng ký

Để được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Ngành nghề kinh doanh không bị cấm đầu tư kinh doanh

• Tên hộ kinh doanh được đặt theo đúng quy định

• Có hồ sơ đăng ký hợp lệ

• Nộp đủ lệ phí theo quy định

Hồ sơ đăng ký (từ 1/7/2025)

Hồ sơ đã được đơn giản hóa chỉ còn 2 loại giấy tờ

1. Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh (theo mẫu mới)

2. Bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ hộ)

Lưu ý: Trường hợp các thành viên hộ gia đình cùng góp vốn thì cần bổ sung thêm một số giấy tờ khác

Nơi và cách thức nộp hồ sơ

Nơi tiếp nhận: UBND cấp xã nơi đặt trụ sở hộ kinh doanh

Các cách thức nộp hồ sơ:

1. Nộp trực tiếp tại UBND cấp xã

2. Nộp online qua Cổng dịch vụ công trực tuyến

3. Nộp qua đường bưu điện

Thời gian và chi phí

Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ

Lệ phí: Hiện tại chưa có quy định cụ thể về mức phí đăng ký hộ kinh doanh từ 1/7/2025, nhưng dự kiến sẽ được miễn phí hoặc có mức phí thấp

Hướng dẫn thành lập công ty/doanh nghiệp

Quy trình 5 giai đoạn chính

Giai đoạn 1: Chuẩn bị thông tin cần thiết

1.1. Lựa chọn và đặt tên công ty:

• Kiểm tra tên không bị trùng lặp

• Tuân thủ quy định về đặt tên doanh nghiệp

• Chuẩn bị 2-3 tên dự phòng

1.2. Xác định ngành nghề kinh doanh:

• Tra cứu mã ngành theo VSIC 2018

• Đăng ký đầy đủ các ngành nghề dự định kinh doanh

• Lưu ý các ngành nghề có điều kiện cần giấy phép riêng

1.3. Địa chỉ trụ sở công ty:

• Phải là địa chỉ cụ thể, có thể liên lạc được

• Cần có giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm

1.4. Xác định vốn điều lệ:

• Công ty TNHH, DNTN: Không có mức tối thiểu

• Công ty CP: 15 tỷ đồng nếu chào bán cổ phiếu ra công chúng

• Cân nhắc kỹ vì ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế môn bài

Giai đoạn 2: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký

Hồ sơ cơ bản:

1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

2. Điều lệ công ty

3. Danh sách thành viên/cổ đông góp vốn

4. Bản sao giấy tờ tùy thân (CCCD/CMND/Hộ chiếu)

5. Giấy ủy quyền (nếu người khác làm thủ tục thay)

Hồ sơ bổ sung (nếu có):

• Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài)

• Giấy phép ngành nghề có điều kiện

• Các giấy tờ khác theo yêu cầu cụ thể

Giai đoạn 3: Nộp hồ sơ và chờ xử lý

Nơi tiếp nhận: Sở Kế hoạch & Đầu tư tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở

Các cách thức nộp hồ sơ:

1. Online qua Cổng đăng ký doanh nghiệp quốc gia (dangkykinhdoanh.gov.vn)

2. Trực tiếp tại Sở KH&ĐT

3. Qua đường bưu điện

Khuyến khích nộp hồ sơ online để được miễn lệ phí và xử lý nhanh chóng hơn

Thời gian xử lý: 3 ngày làm việc cho hồ sơ hợp lệ

Giai đoạn 4: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được:

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

• Thông báo về việc cấp mã số thuế

Giai đoạn 5: Hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký

Các công việc cần làm ngay sau khi có giấy phép

1. Khắc dấu công ty (250.000 – 500.000 đồng)

2. Công bố nội dung đăng ký trên Cổng thông tin quốc gia (100.000 đồng)

3. Treo biển hiệu tại trụ sở công ty

4. Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

5. Đăng ký thuế với cơ quan thuế địa phương

6. Mua chữ ký số (1.500.000 – 2.700.000 đồng/năm)

7. Đăng ký hóa đơn điện tử (800.000 – 1.200.000 đồng/năm)

Chi phí đăng ký kinh doanh năm 2025

Chính sách giảm phí mới

Từ 1/7/2025 đến 31/12/2026, Chính phủ áp dụng chính sách giảm 50% nhiều khoản phí và lệ phí để hỗ trợ doanh nghiệp:

• Lệ phí đăng ký doanh nghiệp: Giảm từ 50.000 xuống 25.000 đồng/lần

• Áp dụng cho cả cấp mới, cấp lại, thay đổi nội dung giấy chứng nhận

Chi phí đăng ký hộ kinh doanh cá thể

• Lệ phí đăng ký: Miễn phí nếu nộp online, khoảng 50.000 đồng nếu nộp trực tiếp

• Tổng chi phí: 0 – 50.000 đồng

Chi phí thành lập công ty/doanh nghiệp

Các trường hợp được miễn phí

Theo quy định hiện hành, các trường hợp sau được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp:

• Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử

• Doanh nghiệp nhỏ và vừa chuyển từ hộ kinh doanh

• Đăng ký giải thể, tạm ngừng kinh doanh

• Thay đổi thông tin do thay đổi địa giới hành chính

Các bước khởi nghiệp từ A đến Z

Giai đoạn chuẩn bị (Bước 1-3)

Bước 1: Tự đánh giá và xác định mục tiêu

• Đánh giá năng lực tài chính, kinh nghiệm và kỹ năng cá nhân

• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho doanh nghiệp

• Chuẩn bị tinh thần cho hành trình khởi nghiệp đầy thách thức

Bước 2: Nghiên cứu thị trường và phát triển ý tưởng

• Tìm kiếm ý tưởng kinh doanh từ nhu cầu thực tế

• Nghiên cứu thị trường mục tiêu và đối thủ cạnh tranh

• Đánh giá tính khả thi và tiềm năng sinh lời của ý tưởng

Bước 3: Lập kế hoạch kinh doanh chi tiết

• Viết kế hoạch kinh doanh bao gồm: mô tả sản phẩm/dịch vụ, phân tích thị trường, chiến lược marketing, kế hoạch tài chính

• Sử dụng mô hình Canvas để xác định các khía cạnh chính

• Phân tích SWOT để nhận diện thế mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức

Giai đoạn triển khai (Bước 4-6)

Bước 4: Tìm kiếm và huy động vốn

• Sử dụng vốn tự có hoặc từ gia đình, bạn bè

• Vay vốn từ ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng

• Tìm kiếm nhà đầu tư hoặc đối tác chiến lược

Bước 5: Hoàn tất thủ tục pháp lý

• Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

• Thực hiện đăng ký kinh doanh theo quy trình đã nêu

• Hoàn thiện các thủ tục sau đăng ký (dấu, thuế, ngân hàng…)

Bước 6: Chuẩn bị cơ sở vật chất và nhân sự

• Thuê và trang bị văn phòng, cửa hàng hoặc kho xưởng

• Tuyển dụng nhân sự cần thiết (nếu có)

• Chuẩn bị nguyên vật liệu, hàng hóa để bắt đầu hoạt động

Giai đoạn vận hành (Bước 7-9)

Bước 7: Triển khai hoạt động kinh doanh

• Bắt đầu sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ

• Thực hiện chiến lược marketing và bán hàng

• Quản lý chất lượng sản phẩm/dịch vụ

Bước 8: Quản lý và theo dõi hiệu quả

• Quản lý tài chính, thu chi hàng ngày

• Theo dõi các chỉ số kinh doanh quan trọng

• Thu thập phản hồi từ khách hàng

Bước 9: Đánh giá và điều chỉnh

• Đánh giá kết quả kinh doanh định kỳ

• Điều chỉnh chiến lược khi cần thiết

• Lên kế hoạch mở rộng quy mô hoạt động

Những sai lầm thường gặp và cách tránh

Sai lầm về pháp lý

1. Lựa chọn sai loại hình doanh nghiệp

• Hậu quả: Khó khăn trong quản lý, thuế, và mở rộng hoạt động

• Cách tránh: Tham khảo ý kiến chuyên gia pháp lý trước khi quyết định

2. Đăng ký thiếu ngành nghề kinh doanh

• Hậu quả: Bị phạt khi mở rộng ra ngành nghề chưa đăng ký

• Cách tránh: Đăng ký đầy đủ các ngành nghề có thể hoạt động trong tương lai

3. Không hiểu rõ các nghĩa vụ thuế

• Hậu quả: Vi phạm pháp luật thuế, bị phạt tiền

• Cách tránh: Tìm hiểu hoặc thuê kế toán để tư vấn về nghĩa vụ thuế

Sai lầm về tài chính

4. Không có kế hoạch tài chính rõ ràng

• Hậu quả: Thiếu vốn hoạt động, không kiểm soát được chi phí

• Cách tránh: Lập ngân sách chi tiết cho ít nhất 6-12 tháng đầu

5. Đăng ký vốn điều lệ quá cao

• Hậu quả: Phải nộp thuế môn bài cao hơn cần thiết

• Cách tránh: Tham khảo bảng thuế môn bài trước khi quyết định mức vốn

Sai lầm về thị trường

6. Thiếu nghiên cứu thị trường

• Hậu quả: Sản phẩm không phù hợp với nhu cầu khách hàng

• Cách tránh: Khảo sát khách hàng tiềm năng trước khi đầu tư lớn

7. Quá tự tin vào ý tưởng ban đầu

• Hậu quả: Không linh hoạt thay đổi khi thị trường không phản hồi tích cực

• Cách tránh: Sẵn sàng điều chỉnh ý tưởng dựa trên phản hồi thực tế

Lời khuyên thiết thực cho người mới bắt đầu

Về tâm lý và chuẩn bị

Chuẩn bị tinh thần dài hạn: Khởi nghiệp không phải cuộc chơi ngắn hạn. Theo nghiên cứu, hơn 94% người khởi nghiệp thất bại vì thiếu kiên nhẫn và bỏ qua các bước chuẩn bị cần thiết.

Học hỏi liên tục: Tham gia các khóa học khởi nghiệp, đọc sách chuyên môn như “Cẩm nang khởi nghiệp” của Ken Colwell, và kết nối với cộng đồng khởi nghiệp.

Chấp nhận thất bại: Xem thất bại là cơ hội học hỏi chứ không phải điểm dừng. Nhiều doanh nhân thành công đã trải qua nhiều lần thất bại trước khi thành công.

Về chiến lược khởi nghiệp

Bắt đầu từ nhỏ: Đừng cố gắng làm tất cả ngay từ đầu. Hãy thử nghiệm với quy mô nhỏ, nhận phản hồi và từ từ mở rộng.

Tập trung vào một sản phẩm/dịch vụ: Thay vì làm nhiều thứ cùng lúc, hãy tập trung hoàn thiện một sản phẩm/dịch vụ chất lượng.

Tận dụng công nghệ: Sử dụng các công cụ miễn phí như Google Workspace, Canva, Facebook Business để giảm chi phí vận hành.

Về quản lý tài chính

Quản lý dòng tiền chặt chẽ: Luôn theo dõi thu chi hàng ngày, tránh tình trạng thiếu hụt vốn lưu động.

Có quỹ dự phong: Giữ lại 20-30% vốn ban đầu làm quỹ dự phòng cho các tình huống bất ngờ.

Tách biệt tài chính cá nhân và doanh nghiệp: Mở tài khoản ngân hàng riêng cho doanh nghiệp để dễ quản lý.

Về phát triển doanh nghiệp

Xây dựng mạng lưới quan hệ: Tham gia các sự kiện khởi nghiệp, hội thảo ngành để kết nối với đối tác, khách hàng và nhà đầu tư tiềm năng.

Đầu tư vào thương hiệu: Ngay từ đầu hãy xây dựng bộ nhận diện thương hiệu chuyên nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng.

Tuân thủ pháp luật nghiêm túc: Nộp thuế đầy đủ, đúng hạn và ghi chép sổ sách đầy đủ để tránh rủi ro pháp lý.

Kết luận

Việc khởi nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ pháp lý đến tài chính, từ ý tưởng đến triển khai thực tế. Với những thay đổi tích cực trong chính sách hỗ trợ doanh nghiệp năm 2025, đây là thời điểm thuận lợi để bắt đầu hành trình khởi nghiệp. Tuy nhiên, thành công không chỉ đến từ việc hoàn tất thủ tục đăng ký mà còn cần có chiến lược kinh doanh rõ ràng, quản lý tài chính hiệu quả và tinh thần kiên trì không ngừng học hỏi.